Beispiel: Beispielkuvert C5.

In Österreich ist die einzig legale Möglichkeit Personen oder Betriebe ohne vorherige Zustimmung zu kontaktieren die Zusendung von Briefen (mit Ausnahme des persönlichen Kontakt). E-Mails, Faxe und Telefonanrufe ohne vorherige Zustimmung sind gesetzlich verboten. Hier erfahren Sie daher, wie Sie effizient per Post Informationen versenden.

Die österreichische Post bietet für solche Werbeaktionen spezielle Produkte an. Einen Überblick bietet die Business Webseite der Post unter www.business.post.at.Die für solche Aktionen interessanten Produkte sind unter dem Hauptbegriff Info-Mail zusammengefasst. Darunter sind mindestens 400 idente Briefe zu verstehen die auf einmal aufgegeben werden. Die Post bietet dafür spezielle Tarife an, die weit unter dem normalen Briefporto liegen, jedoch einiges an Aufwand für den Versender bedeuten. Sehen wir uns zu erst jedoch die verschiedenen Varianten an, welche die Post anbietet:

• Info.Mail
  Adressierte Massenmailings in Österreich

• Info.Post
  Nicht adressierte Massenmailings in Österreich ("Flugblattaktionen")

• Euro.Mail
  Ausländische Massenmailings

In diesem Artikel befassen wir uns nur mit den adressierten Massenmailings, also dem Info.Mail Produkt!

Vorgangsweise

• Brief formulieren

• Adressen selektieren

• Umschlag gestalten

• Kuvertieren

• Zusammenfassung zu Bunden

• Aufgabeliste erstellen

• Aufgabe beim nächsten Postamt

Den Brief formulieren

Zum Thema Werbebrief finden Sie auf BETRIEBSINFO.AT einige Texte, daher werden wir nicht näher darauf eingehen. Achten Sie darauf immer eine korrekte Anrede zu verwenden. Schon beim Briefschreiben fällt eine Vorauswahl für die Wahl des passenden Kuverts. Drucken Sie direkt die Postanschrift auf den Brief, empfiehlt es sich ein Fensterkuvert zu verwenden. Fensterkuverts haben auch den Vorteil, dass Sie das Kuvert nicht bedrucken müssen. Hier eine kurze Zusammenfassung der Vor- und Nachteile eines Fensterkuverts:

Vorteile	Nachteile
Umschlag muss nicht bedruckt werden	Falten komplizierter, da mind. eine 3fach Faltung notwendig ist
Keine Zuordnung zwischen Kuvert und Brief erforderlich, es kann irgend ein Brief in irgend ein Kuvert gesteckt werden.	Jeder Brief muss individuell gedruckt werden, eine Massenprodukten in einer Druckerei wird schwerer/teurer (gute Kopieranstalten, Druckereien haben aber auch dafür eine Lösung)

Sollten Sie sich für die Fensterkuvert Variante entscheiden, so eignet sich dafür am besten die Seriendruckfunktion von Word, wenn Sie die Briefe durch einen Copyshop oder eine Druckerei drucken lassen wollen, wenden Sie sich vorher an diese, denn in diesen Fällen kann meist die Seriendruckfunktion nicht verwendet werden. Die Adressen werden meist direkt aus der Adressdatei in einer zweiten Druckstufe angebracht.

Alternativ könnten Sie auch Adressetiketten verwenden (in diesem Fall verwenden Sie kein Fensterkuvert!).

Weiters ist es bei Fensterkuverts wichtig, dass sowohl der Absender, als auch der Vermerk "Österreichische Post AG - Entgelt bar bezahlt" über der Adresszeile sichtbar ist, sofern Sie den Umschlag nicht bedrucken wollen.

Adressen selektieren

Dies ist meist die schwierigste Aufgabe, denn Sie brauchen aktuelle und zuverlässige Adressdaten über den potentiellen Adressatenkreis. Aus dem Brief ergibt sich der mögliche Adressatenkreis, definieren Sie diesen möglichst genau und entscheiden Sie dann woher Sie das passende Adressmaterial beziehen. Zahlreiche Adressverlage bieten hochwertige Adressen nach zahlreichen Selektionskriterien an. Einige bieten auch eine Zufriedenheitsgarantie (garantierte Zustellung eines gewissen Prozentsatz). Achten Sie auch auf eine einfache Einarbeitung in den Brief oder auf das Kuvert. Adressen im CSV (Textformat) oder in Microsoft Excel können meist sehr einfach verarbeitet werden.

Aufgrund der komplizierten Regelungen sollten Sie folgende Regeln beachten, um eine möglichst günstige Info.Mail Sendung aufgeben zu können:

• Selektieren Sie mindestens 400 Adressen

• Diese 400 Adressen sollten jeweils mind. 20 (oder ein vielfaches von 20) Adressen einer (vollständigen) Postleitzahl beinhalten. Bei Postleitzahlen innerhalb von Wien, genügt es ein vielfaches der gesamten Wiener-Postleitzahlen zu sammeln.

Umschlag gestalten

Wenn Sie ein Fensterkuvert verwenden, so könnten Sie auf die Umschlaggestaltung auch verzichten, sofern neben dem Empfänger auch der Vermerk "Österreichische Post AG - Entgelt bar bezahlt" sichtbar ist. Ansonsten müssen Sie (auch) eine Umschlaggestaltung vornehmen. Auch dafür eignet sich Microsoft Word sehr gut. Auch zu diesem Thema finden Sie einige Artikel auf BETRIEBSINFO.

Beachten Sie die Adressierungsregeln der Post! Hier eine kurze Zusammenfassung:

• Beschriften Sie niemals den unteren Rand des Kuverts

• Absenderangaben sollen links oben auf dem Kuvert angebracht sein

• Der Vermerk "Österreichische Post AG - Entgelt bar bezahlt" muss entweder in der Freimachungszone oder bei Fensterkuverts über dem Empfänger sichtbar sein.

• Kleben Sie niemals (Adress-)Etiketten über den Fensterbereich eines Kuverts

Kuvertieren

Auch das Kuvertieren kann eine mühsame Tätigkeit sein. Am einfachsten ist es A4 Briefe in C5 Kuverts zu stecken, denn dann müssen diese nur 1x gefaltet werden und die Sendung kann trotzdem noch sehr günstig bleiben. Aufgrund der Position der Adresszeile eignen sich C5 Kuverts aber eher nur ohne Fenster, d.h. das Kuvert muss bedruckt werden oder Sie verwenden Adressetiketten. Sortieren Sie bei der Kuvertierung auch gleich die Briefe nach Postleitzahl. Sie sollten nur 20 oder ein vielfaches von 20 Stück einer Postleitzahl haben. Ansonsten müssen Sie Aufpreise bezahlen!

Zusammenfassung zu Bunden

Die Post bietet seit Juni 2003 auch die Möglichkeit der automatische Verarbeitung bei der die Zusammenfassung zu Bunden entfallen kann. Die Regelungen dafür sind allerdings sehr streng. Daher befassen wir uns hier extra mit der Bunderstellung:

Fassen Sie jeweils 20 Stück oder ein vielfaches der gleichen Postleitzahl zusammen. Versehen Sie diesen mit einem Bundzettel (A5 Variante, A6 Variante, A4 Variante) (erhältlich auf der Post Webseite oder bei Ihrem Postamt) und schnüren Sie dieses Paket zusammen. Auf diese Weise sollten Sie lauter Ortsbunde erhalten. Tragen Sie dann alle Bunde in eine Aufgabeliste ein, diese sollte alle Bunde nach Postleitzahl und Anzahl aufgliedern.

Aufgabeliste

Tragen Sie dann alle Bunde in der Aufgabeliste ein. Sie sollten jetzt haben:

• Eine Aufgabeliste die Ihre Daten und die Bunddaten enthält

• Die Einzelbunde wobei ein Bund nicht weniger als 20 Briefe enthalten darf. Ein Bund sollte im Idealfall nach allen 4 Stellen der Postleitzahl sortiert sein (Ortsbund).

• Einen Musterbrief (= ein Brief mit identem Inhalt, der aber nicht versendet wird, sondern der Post als Referenz und zur Gewichtsmessung dient)

Nun können Sie alles beim nächsten Postamt aufgeben.