Dem Zeitmanagement kommt eine immer wichtiger Bedeutung zu. Modernes Zeitmanagement basiert auf folgenden Grundregeln:

• Dringlichkeit erkennen
  Welche Aufgaben müssen bis zu welchem Zeitpunkt erledigt werden?
• Wichtigkeit erkennen
  Welche Aufgaben sind besonders wichtig, welche sind es nicht?
• Delegieren
  Welche Aufgaben können delegiert werden und welche wurden tatsächlich delegiert?

Dringlichkeitsmatrix

Bei der Dringlichkeitsmatrix werden die Aufgaben in Bezug auf Wichtigkeit und Dringlichkeit untersucht.

Dringliche UND wichtige Aufgaben sind sofort zu erledigen. Danach sollten sofort die wichtigen, aber nicht dringlichen Aufgaben folgen, damit aus diesen nicht auch noch dringliche (=Zeitdruck) Aufgaben werden. Wenn dann Zeit bleibt werden die nicht wichtigen Aufgaben in der Reihenfolge der Dringlichkeit erledigt.

Die 80/20 Regel

Die 80/20 Regel besagt, dass wir 80% unseres Ergebnisses in nur 20% unserer Zeit erledigen können. Das heißt wir verschleudern zu viel Zeit. Analysieren Sie daher alle ihre Tätigkeiten auf den benötigten Zeitaufwand hin.

Aufwendige, aber nicht gewinnbringende Tätigkeiten sollten Sie aufschieben oder delegieren.

Aufschieben von Aufgaben

Manche Aufgaben schieben wir immer wieder vor uns her. Die wesentlichen Faktoren dafür sind:

• zeitaufwendige Aufgaben

• unangenehme Gespräche

• eigene Motivation fehlt

• Kontrolltätigkeiten

• Aufgaben von deren Erfolg man selbst nicht überzeugt ist

• Statistiken und Protokolle

• nicht dringliche Aufgaben

• Weiterbildungsaktivitäten

Jemand der sich dieser Faktoren bewusst ist, kann auch besser auf solche Faktoren achten! Folgende Tätigkeiten können zusätzlich das beabsichtigte oder unbeabsichtige Aufschieben von Aufgaben verhindern:

• Aufgabenlisten

• Problemdefinition

• Strategische Aufgaben sollten höhere Priorität bekommen

• Optimierung des Arbeitsplatzes

• Einsatz von Zeitmanagementmethoden

• Zeitplanung

• Kontrolle

• Motivation

• Ausreichend Pausen