Form- und Aufbewahrung der Buchhaltung

Der Ordnungsm��igkeit der Aufzei

Der Ordnungsm��igkeit der Aufzeichnungen kommt eine wesentliche Bedeutung zu. Die entsprechenden Bestimmungen sind im �131 der Bundesabgabenordnung (BAO) zu finden. �132 BAO enth�lt Bestimmungen zur Aufbewahrung der erstellten Aufzeichnungen. Werden Bestimmungen verletzt, so kann das Finanzamt sch�tzen!

Wir empfehlen unbedingt die entsprechenden Paragraphen der Bundesabgabenordnung durchzulesen. Hier eine Zusammenfassung der Paragraphen, wobei auf die Aufzeichnungen im Ausland nicht Bezug genommen wird.

Formvorschriften

Gem�� 131 BAO ergeben sich folgende Formvorschriften:

vollst�ndig
richtig
zeitgerecht, d. h. sp�testens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats (wenn Sie die Umsatzsteuervoranmeldung nur viertelj�hrlich abgeben, so verl�ngert sich die Frist auch auf einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendervierteljahres).
zeitfolgegem�� (hierbei gen�gt die Arbeitstag folge gem��e Eintragung, die stundenweise Sortierung ist nicht notwendig)
Aufzeichnungen in einer lebenden Sprache f�hren.
Sprechende Bezeichnungen (Konten, B�cher, Aufzeichnungen).
Gebundene Aufzeichnungen sind mit fortlaufenden Zahlen (�durchnummerieren�) zu versehen (z.B.: beim Kassabuch, Anlagenverzeichnis, �).
Lose Bl�tter sind in einem Register festzuhalten.
Zu den Aufzeichnungen geh�rende Belege sind geordnet aufzubewahren. Die �berpr�fung muss leicht m�glich sein.
Eintragungen d�rfen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln (z.B. Bleistift) vorgenommen werden.
Korrekturen m�ssen lesbar bleiben, also nicht radieren sondern lesbar (!) durchstreichen).
Ver�nderungen die den Zeitpunkt der Korrektur nicht erkennbar machen, sind unzul�ssig (keine Manipulation von Aufzeichnungen bzw. Belegen!).

Daraus ergibt sich:

Sie k�nnen alle Aufzeichnungen gesammelt am Monatsende erstellen, jedoch Achtung beim Kassabuch, der Kassastand muss t�glich festgehalten werden (das hei�t aber nicht, dass Sie die Kassa-Aufzeichnungen t�glich f�hren m�ssen).
Machen Sie keine Eintragungen ohne entsprechenden Beleg!
Ordnen Sie die Belege chronologisch und vor allem f�hren Sie ihre Aufzeichnungen chronologisch.
F�hren Sie fortlaufende Nummern (beim Kontoauszug erledigt das die Bank f�r Sie).
Die Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung (z.B. Eingangsrechnung und �berweisungszeile auf dem Kontoauszug hat mittels einer fortlaufenden Belegnummer zu erfolgen).
Bewahren Sie ihre Belege zusammen mit ihren Aufzeichnungen (der Bezug zwischen Beleg und Aufzeichnung und umgekehrt muss leicht wiederherstellbar sein) f�r mindestens 7 Jahre auf.

WICHTIG:
Die Einhaltung der Bestimmungen �ber die Ordnungsm��igkeit bewirkt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit!

Aufbewahrungsvorschriften (Auszug)

Nach �132 BAO sind die wichtigsten Aufbewahrungsregeln:

B�cher, Aufzeichnungen und die dazugeh�rigen Belege sind f�r mindestens 7 Jahre aufzubewahren.
F�r Belege, Gesch�ftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datentr�gern geschehen, wenn die vollst�ndige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gew�hrleistet ist (es m�ssen die entsprechenden Mitteln zur Einsicht unentgeltlich zur Verf�gung gestellt werden).

Details aus dem Gesetzestext:

(1) B�cher und Aufzeichnungen sowie die zu den B�chern und Aufzeichnungen geh�rigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren; dar�ber hinaus sind sie noch so lange aufzubewahren, als sie f�r die Abgabenerhebung betreffende anh�ngige Verfahren von Bedeutung sind, in denen diejenigen Parteistellung haben, f�r die auf Grund von Abgabenvorschriften die B�cher und Aufzeichnungen zu f�hren waren oder f�r die ohne gesetzliche Verpflichtung B�cher gef�hrt wurden. Soweit Gesch�ftspapiere und sonstige Unterlagen f�r die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sollen sie sieben Jahre aufbewahrt werden. Diese Fristen laufen f�r die B�cher und die Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahres, f�r das die Eintragungen in die B�cher oder Aufzeichnungen vorgenommen worden sind, und f�r die Belege, Gesch�ftspapiere und sonstigen Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

(2) Hinsichtlich der in Abs. 1 genannten Belege, Gesch�ftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datentr�gern geschehen, wenn die vollst�ndige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gew�hrleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datentr�gern vorliegen, entf�llt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

(3) Wer Aufbewahrungen in Form des Abs. 2 vorgenommen hat, mu�, soweit er zur Einsichtgew�hrung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verf�gung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datentr�gern zur Verf�gung zu stellen.